Min. Interno - Circ. 08/06/2020 n. 4027 - Notificazione a mezzo posta elettronica certificata delle sanzioni amministrative per violazioni del Codice della Strada - ulteriori indicazioni operative a tutela della riservatezza dei dati personali

MINISTERO DELL'INTERNO
DIPARTIMENTO DELLA PUBBLICA SICUREZZA
Direzione Centrale per la Polizia Stradale, Ferroviaria, 
delle Comunicazioni e per i Reparti Speciali della Polizia di Stato

Prot. n. 300/A/4027/20/127/9

Roma, 8 giugno 2020

OGGETTO: Notificazione a mezzo posta elettronica certificata delle sanzioni amministrative per violazioni del Codice della Strada - ulteriori indicazioni operative a tutela della riservatezza dei dati personali.

 

Si fa seguito alla circolare prot. n. 300/A/1500/18/127/9 del 20 febbraio 2018 con la quale sono state fornite prime indicazioni operative in attuazione alle disposizioni del decreto ministeriale del 18 dicembre 2017 relativo all'utilizzo della PEC per la notifica dei verbali di contestazione di violazioni al Codice della Strada.

Il Garante per la protezione dei dati personali, sulla base di alcune segnalazioni ha richiesto a questa Direzione di intervenire sull'argomento, precisando alcuni aspetti della procedura di notifica alla luce delle indicazioni normative del Regolamento (UE) 2016/679 e del D.lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali).

In particolare, la citata Autorità ha ritenuto che, nel caso di notifica a mezzo PEC di un verbale a persona titolare di una impresa individuale, regolarmente iscritta al registro delle imprese, sia necessario utilizzare particolari accorgimenti quando il veicolo con cui la violazione è stata commessa risulta essere intestato all'interessato, persona fisica, e non all'impresa come persona giuridica, ciò, in quanto, in tali casi il veicolo potrebbe essere effettivamente utilizzato da questi a titolo privato e non nell'esercizio di attività imprenditoriale. Il Garante ha rappresentato che, in tali circostanze, la notifica del verbale all'indirizzo PEC, ottenuto attraverso la consultazione del registro INI-PEC, può determinare un'illecita comunicazione dei dati personali a terzi, essendo la PEC stessa visibile a tutto il personale dell'azienda [1].

La problematica rappresentata nasce dalla particolare conformazione del registro INI­ PEC che, con riferimento alle imprese individuali, non consente di distinguere l'indirizzo della persona fisica che ne è titolare da quello dell'impresa come persona giuridica.

Giova premettere che l'art. 6-bis del D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale, di seguito, CAD) ha istituito, presso il Ministero per lo sviluppo economico, il pubblico elenco INI-PEC delle imprese e dei professionisti. Tale indice è realizzato a partire dagli elenchi di indirizzi PEC costituiti presso il registro delle imprese e gli ordini o collegi professionali, in attuazione di quanto previsto dall'articolo 16 del decreto legge 29 novembre 2008, n. 185. A norma del 3-bis del CAD, infatti, "'i professionisti tenuti all'iscrizione in albi ed elenchi e i soggetti tenuti all'iscrizione nel registro delle imprese hanno l'obbligo di dotarsi di un domicilio digitale iscritto nell'elenco di cui agli articoli 6 bis o 6 ter". In base a quanto statuito dall'art. 16, comma 6, del decreto legge 29 novembre 2008, n. 185, "Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese [ ..] ".Tale obbligo è stato esteso, alle imprese individuali, dall'art. 5 del decreto legge n. 179 del 18 ottobre 2012.

L'indirizzo comunicato al proprio ordine di appartenenza o al registro delle imprese (regolarmente iscritto nei pubblici registri), consente di individuare il ''professionista" o "l'impresa" in maniera univoca ed è pertanto l'unico validamente utilizzato per le comunicazioni istituzionali e ai fini legali (es. notifica atti giudiziari).

Nel caso di impresa individuale, tuttavia, l'imprenditore non può dissociare il suo codice fiscale dalla sua impresa individuale né evitare di dotarsi di un domicilio digitale aziendale obbligatorio ai fini dell'iscrizione nel registro delle imprese.

Come noto, dal punto di vista strutturale, il registro INI-PEC risulta organizzato in due sezioni: quello dedicato ai professionisti e quello delle imprese. L'accesso ai dati contenuti in ciascuna sezione avviene attraverso uno dei seguenti parametri di ricerca (art. 6 del decreto 19 marzo 2013):

a) per le imprese: codice fiscale o, in alternativa provincia più ragione sociale/denominazione sociale;

b) per i professionisti: codice fiscale.

Le imprese individuali, in ragione della loro peculiarità fiscale, sono consultabili nella sezione "imprese", inserendo un codice fiscale che però coincide con quello dell'imprenditore (persona fisica). Tutte le altre società, invece, sono consultabili solo mediante un codice fiscale abbinato alla struttura societaria (persona giuridica), distinto dai singoli soci.

Nel caso di impresa individuale, l'acquisizione dell'indirizzo PEC facendo riferimento al codice fiscale dell'imprenditore proprietario di un veicolo attraverso un'interrogazione della sezione "imprese" del registro INI-PEC può portare, perciò, ad utilizzare l'indirizzo PEC dell'impresa anche per notificare atti che riguardano personalmente l'imprenditore come persona fisica, rendendo così visibili i dati personali ai dipendenti dell'impresa che hanno accesso alla PEC.

Per queste ragioni, l'Autorità Garante ha indicato che, per rispettare le norme citate relative alla riservatezza dei dati personali, la sezione "imprese" dell'INI-PEC dovrebbe essere consultata solo laddove il veicolo oggetto di sanzione amministrativa sia di proprietà di una persona giuridica. Nei casi in cui, invece, il trasgressore o l'obbligato in solido proprietario del veicolo risulti essere una persona fisica, la consultazione deve avvenire, di norma, solo nella sezione "professionisti", al fine di evitare di incorrere nell'eccezione sopraindicata in cui versano le imprese individuali (abbinamento della PEC aziendale/societaria a codice fiscale di persona fisica).

L'Autorità Garante, inoltre, ha anche sottolineato che costituisce violazione delle citate norme poste a tutela della riservatezza dei dati personali, l'attività di ricerca in forma massiva degli indirizzi PEC dei trasgressori nel registro INI-PEC: l'art. 3 del decreto ministeriale 18 dicembre 2017, infatti, prevede la facoltà di notificare il verbale a mezzo PEC al proprietario del veicolo ovvero, alla persona fisica o giuridica che ha commesso la violazione. Ciò esclude che si possa procedere a notifiche in modo automatico all'indirizzo PEC dell'impresa individuale, azienda o società di cui risulta eventualmente titolare il proprietario, o all'effettuazione di ricerche in forma massiva finalizzate ad ottenere tale indirizzo.

In ragione delle indicazioni fomite dall'Autorità Garante, perciò, ad integrazione di quanto previsto al paragrafo 2, settimo capoverso, della circolare prot. n. 300/A/1500/18/127/9 del 20 febbraio 2018 riguardante le modalità di ricerca degli indirizzi PEC, si forniscono le seguenti ulteriori istruzioni operative:

- nella ricerca dell'indirizzo PEC dell'obbligato in solido proprietario del veicolo con cui è stata commessa una violazione, può essere utilizzato il codice fiscale della persona fisica (estratto dalle annotazioni presenti negli archivi del PRA o dall'anagrafe tributaria) inserendolo nella sezione "imprese" del registro INI­ PEC solo quando è stato accertato, ad esempio in occasione della contestazione immediata della violazione, che il veicolo con cui la violazione è stata commessa era utilizzato nell'esercizio di attività imprenditoriale. In ogni altro caso (es. violazione accertata con dispositivi di controllo remoto, senza contestazione immediata), il codice fiscale della persona fisica intestataria del veicolo può essere utilizzato solo per interrogazioni della sezione "professionisti" del registro INI-PEC;

- in nessun caso potranno essere effettuate ricerche massive ed indiscriminate di indirizzi PEC partendo dal codice fiscale di una persona fisica, svincolate dalla valutazione del singolo caso e dalle concrete modalità di utilizzo del veicolo oggetto di accertamento della violazione;

- la notifica del verbale a mezzo PEC non è obbligatoria nel caso di abbinamento del codice fiscale della persona fisica ad una PEC di chiara matrice aziendale; in tali casi, la notifica del verbale di violazione deve essere effettuata nelle forme ordinarie, senza il ricorso alla PEC.

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Le Prefetture - Uffici Territoriali del Governo, sono pregate di voler estendere il contenuto della presente ai Corpi o servizi di Polizia Municipale e Provinciale.

IL DIRETTORE CENTRALE
Forgione

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[1] Sotto il profilo della protezione dei dati personali, infatti, la comunicazione degli stessi, ossia "il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall'interessato, cioè diversi da quelli previsti dagli artt. 9 e 10 del Regolamento (UE) 2016/679, per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri", è ammessa se prevista esclusivamente da una norma di legge o di regolamento [D.lgs. 196/2003 - Codice in materia di protezione dei dati personali; artt. 6 del Regolamento (UE) 2016/679]